Un guide détaillée sur le changement de fournisseur de REER collectif

Vous avez l’impression de ne pas être sur la même longueur d’onde que votre fournisseur de régime enregistré d’épargne-retraite (REER) collectif?

Peut-être que le service ne vous satisfait-il pas pleinement ou que le régime n’a pas su obtenir l’adhésion de votre équipe? Ou encore que les communications laissent à désirer ou que les coûts élevés vous préoccupent? Un REER collectif peut offrir une valeur inestimable aux employeurs. Toutefois, si votre fournisseur ne vous offre pas le type de produit ou de service escompté, vous pourriez perdre ces avantages. Votre REER collectif pourrait alors faire plus de tort que de bien. Devant toutes ces insatisfactions, il est peut-être temps pour vous de songer à changer de fournisseur de REER collectif.

Changer de fournisseur de REER collectif : comment s’y prendre

Un changement de fournisseur de REER collectif peut vous sembler une tâche ardue. Cependant, une fois que vous avez choisi votre nouveau fournisseur, c’est plutôt simple. D’ailleurs, nombre d’employeurs qui ont transféré leurs programmes de REER collectif à Wealthsimple pour entreprise affirment que le processus était beaucoup plus facile qu’ils ne l’auraient cru.

Cette simplicité s’explique du fait que votre nouveau fournisseur (nous) devrait s’occuper en grande partie du travail qu’exige chaque étape. Cela dit, il est bon de savoir ce que le processus vous réserve. Vous pouvez ainsi établir des attentes, suivre les progrès et tenir votre équipe informée.

1. Choisir un nouveau fournisseur et un régime

Prenez quelques instants pour déterminer qui offrira votre nouvel avantage financier et le régime pour lequel vous opterez. Consultez des ressources pour vous aider à déterminer les critères importants et les questions à poser aux fournisseurs afin d’obtenir les réponses souhaitées. Si vous hésitez entre plusieurs options, songez à sonder les membres du personnel pour connaître leurs préférences : ce pourrait être le gage d’un taux d’adhésion élevé au moment de lancer le nouveau programme. Nous avons rédigé un article utile à ce sujet.

 2. Envoyer une lettre de résiliation à votre fournisseur

Dès que vous avez choisi un nouveau fournisseur et que vous avez convenu avec lui des détails de votre nouveau régime, vous devez en informer par écrit votre fournisseur actuel. Cette étape est nécessaire à la création de votre nouveau régime et permet d’officialiser le changement. Un simple courriel fera l’affaire. Votre nouveau fournisseur devrait vous fournir un modèle; dans le cas contraire, demandez-le-lui.

3. Mettre la personne représentante de votre ancien régime en relation avec celle de votre nouveau régime

Votre ancien fournisseur devra vous remettre tous les renseignements relatifs au régime, y compris les renseignements des membres, les soldes de leurs comptes et les documents qui figurent à leur dossier. Présentez la nouvelle personne représentante à votre ancienne (un simple courriel fonctionne bien) et joignez la lettre de résiliation rédigée à l’étape 2. Le processus est ainsi lancé. À partir de là, c’est votre nouveau fournisseur qui reprend le relais de toutes les communications et qui s’occupe de la gestion du transfert.

4. Envoyer des communications pour informer le personnel

La communication interne est une étape cruciale du processus. C’est un moyen de susciter un engouement au sein de votre organisation, de parler de ce qui se passe et des avantages que les membres du personnel tireront du nouveau régime. Elle permet d’éveiller l’intérêt des membres qui, par oubli ou par choix, ne participaient pas à l’ancien régime. C’est une occasion pour ces personnes de revenir sur leur décision.

N'oubliez pas de rassurer les membres : dites-leur que les cotisations et les soldes sont protégés au cours du transfert. Assurez-vous de leur envoyer un avis adéquat du changement à venir. Il est non seulement obligatoire de les informer, mais c’est aussi respectueux, puisqu’ils ou elles ne prennent pas les décisions concernant le transfert de leurs fonds et ne le supervisent pas. Une grande transparence inspire leur confiance tout au long du changement et réduit le nombre de questions que votre équipe a à traiter.

5. Établir votre nouveau régime (ou vos nouveaux régimes) et y ajouter les employé·es

Ce sont certes les fournisseurs (anciens et nouveaux) qui gèrent le gros du transfert (un processus qui peut prendre de quatre à six semaines), mais vous pouvez commencer à configurer votre nouveau régime et à intégrer les employés au système. En tant qu’employeur, vous devriez avoir accès à tous les renseignements nécessaires pour entrer les membres de votre personnel individuellement ou en masse. Idéalement, il est facile pour vous de gérer votre nouveau régime en toute autonomie dans la plateforme du fournisseur (avec l’aide de son équipe). Vous pouvez donc créer le régime et le personnaliser en fonction de vos employé·es. Cependant, de nombreux fournisseurs vous demanderont de rencontrer une personne représentante et de faire votre choix parmi une liste interminable de fonds et de déterminer d’autres détails avant de configurer votre régime dans une plateforme.

À Wealthsimple, nous sommes déterminés à rendre cette configuration le plus simple possible. Dans notre plateforme, vous pouvez créer votre régime directement à partir de votre tableau de bord. Vous pouvez choisir si vous offrez des cotisations de contrepartie ou non et déterminer les critères d’admissibilité (p. ex. à l’embauche ou à l’issue d’une période d’essai de trois mois) et les types de fonds disponibles (p. ex. les employeurs qui choisissent Wealthsimple peuvent désormais ajouter des options de cryptoactifs!). Une fois votre régime ou vos régimes créés, vous pouvez téléverser les employé·es et les assigner à un régime.

6. Répandre la bonne nouvelle pour attirer de nouveaux talents

Au départ, vous avez offert cet avantage social en vue d’attirer de nouveaux talents et de fidéliser les employé·es offrant le meilleur rendement. C’était un moyen de montrer votre désir d’investir dans leur avenir et de contribuer à l’atteinte de leurs objectifs financiers. Les Canadiennes et Canadiens ont leur retraite à cœur. Un rapport récent de Statistique Canada révèle que le nombre de personnes qui participaient à un régime de retraite a augmenté de 215 800 en 2021 par rapport à 2022.

Lorsque vous apportez des changements qui rendent votre organisation plus attrayante pour les nouvelles recrues, vous avez le droit de vous en vanter! N’oubliez pas de mettre votre site Web et vos ressources sur le recrutement à jour et de présenter certaines des caractéristiques les plus enviables du nouveau régime.

Ce que vous devez savoir sur les frais de transfert

Pour vous dissuader de partir, de nombreux fournisseurs exigent des frais de transfert sortant (astuce : à Wealthsimple, nous ne le faisons pas, car nous croyons en la liberté financière).

Bien qu’il soit pratiquement impossible d’éviter ces frais, il est bon de savoir que certains fournisseurs en couvrent une partie ou la totalité lorsque vous décidez de faire affaire avec eux. Par exemple, Wealthsimple assumera les frais de transfert exigés par votre ancien fournisseur. Discutez avec notre équipe pour en savoir plus.

Est-ce facile de changer de fournisseur? 

Un changement de fournisseur de REER collectif peut vous sembler un défi de taille; une situation qui en dissuadera plus d’une personne à faire le saut malgré leur insatisfaction. Cependant, si vous choisissez un nouveau fournisseur qui est prêt à se lancer et à faciliter la transition, pour vous et votre équipe, la démarche sera plus simple que vous ne l’imaginez.

Votre nouveau fournisseur a à cœur de vous offrir une expérience hors pair, alors fiez-vous à son expertise lors du transfert. Vos employé·es auront ainsi accès à des renseignements pertinents sur notre plateforme, leur REER collectif, leurs finances personnelles et la sélection des bons placements dès le départ.

En conclusion

Lorsque vous avez l’impression que votre équipe est déjà à sa pleine capacité, il est possible que l’idée de changer de fournisseur de REER vous rebute. Il peut alors être tentant de remettre à beaucoup plus tard la décision de changer de fournisseur.

Nous estimons toutefois que le travail nécessaire pour remplacer un régime qui ne répond pas adéquatement à vos attentes est payant à long terme. La valeur que vous tirerez d’un régime et d’un fournisseur qui peuvent vous soutenir, vous ainsi que vos employé·es, en vaudra toujours la chandelle, malgré les efforts supplémentaires que vous devrez déployer. Mieux encore : le nouveau fournisseur simplifie considérablement le processus de transfert, vous épargnant temps et effort.